Recherche-Tipps

Recherche-Wege
Die im Internet oft übliche "Volltext-Recherche" ist möglich. Sie wird aber sehr oft zu sehr ungenauen Ergebnissen führen. Daher gibt es noch drei weitere, Archiv-typische Recherche-Wege:

Indizes
Stichwort-, Geräte- und Ortsindex erlauben die gezielte Suche nach bestimmten Informationen. Im Allgemeinen wird das einzelne Stichwort mit einer Ableitung, die mit einem Komma nachgestellt ist, näher eingegrenzt, um die Zahl der Treffer auf einem überschaubaren Niveau zu halten. Daher ist es ratsam, auf den Indexlisten (Stichworte, Geräte, usw.) auch verwandte Begriffe zu beachten.

Beispiel:
Die Volltextsuche nach "Geschäftsbericht" bringt mehr als 270 Treffer.
Im Stichwortindex finden Sie:
Geschäftsbericht, 1933/34
Geschäftsbericht, 1935
[...]

Aus Gründen des Datenschutzes kann der Personenindex nicht im Internet freigeschalten werden.

Aktenplan
Seit Mitte der 1970er Jahre wurde im Kombinat der Aktenplan des Ministeriums für Elektrotechnik und Elektronik verwendet.

Dieser Aktenplan hat Schwächen. Das Schriftgut wurde nach inhaltlichen und nach formalen (Protokolle etc.), Gesichtspunkten sortiert. Die Herkunft spielte keine Rolle. So waren z.B. nach Aktenplan unter der Nummer 0.2.3. "Arbeitsberatungen der verschiedenen Leitungsebenen" abzulegen. Auf der darunterliegenden Ebene wurde das Schriftgut formal katalogisiert (Festlegungen, Konzeptionen, Protokolle, Vorlagen). Keine Unterscheidungsmöglichkeit gab es aber hinsichtlich der "verschiedenen Leitungsebenen" wie Kombinats- und Betriebsleitungen. Sie sind also hier nicht unterscheidbar.

Daher ist dieser Aktenplan nicht für alle archivischen Suchanfragen geeignet. Da die Akten jedoch nach ihm vorklassifiziert vorlagen, wurde er weiterverwendet.

Klassifikation
Vollkommen neu erarbeitet wurde eine Klassifikation auf Provenienzbasis. Dabei wurde versucht, sich soweit als irgend möglich an den Entstehungszusammenhängen der Akten zu orientieren. Das heißt, die Akten sind den Organisationseinheiten zugeordnet, wo die Akten entstanden sind bzw. bei der Abteilung, die für eine Frage zuständig war.

Eine konsequente Trennung erschien jedoch nicht immer sinnvoll, weshalb beispielsweise die Akten der Werksleitung, die theoretisch für alle Fragen und Probleme zuständig sein könnte, den jeweils zuständigen Direktionen und Abteilungen zugeordnet

Es gibt 4 Hierarchiestufen: Auf der obersten Ebene ist der Bestand, darunter befinden sich die Hauptabteilungen und Direktionen, darunter die Abteilungen. Bei größeren Aktenmengen sind auf der untersten Ebene die Akten nach Aufgaben und Zuständigkeiten aufgeschlüsselt.

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