Integrität und Compliance

• durch Schulungen der Mitarbeitenden Compliance-Vorfällen vorbeugen und diese vermeiden 
• Mix aus Präsenzveranstaltungen und modernen Lernformaten
• verpflichtender Grundkurs Compliance/ZEISS Code of Conduct für ZEISS Mitarbeitende

• Früherkennung von Fehlverhalten
• Aufforderung an die Mitarbeitenden, Compliancethemen zu melden

• angemessene Reaktion auf individuelles Fehlverhalten
• systematisches und einheitliches Vorgehen als oberste Priorität

• mögliche organisatorische und prozessuale Defizite durch Analyse aufzeigen
• kontinuierliche Verbesserungen erzielen

Erkenntnisse oder Beobachtungen über einen möglichen oder tatsächlichen Verstoß gegen das Compliance-Gebot. Damit sind alle Handlungen gemeint, die geltendes Recht oder interne Vorschriften wie den Verhaltenskodex verletzen bzw. verletzen könnten oder in grobem Widerspruch zu ethisch gebotenem Verhalten stehen oder stehen könnten. Dabei ist es unerheblich, wie die Kenntnis oder der Verdacht entstanden sind, ob durch eigene Beobachtung, einen anonymen oder offenen Hinweis oder durch bloßen Zufall. 

Von besonderer Relevanz sind Vorgänge, die auf eine strafbare Handlung (z. B. Diebstahl, Betrug, Untreue, Bestechung, Umweltstraftaten, Verletzung von Geschäftsgeheimnissen, Diskriminierung etc.) oder auf einen vorsätzlichen, systematischen Verstoß gegen geltende Regeln hindeuten (z. B. die dauerhafte Nichteinhaltung von Fertigungs- oder Sicherheitsstandards).  

Immer dann, wenn ein objektiv und vernünftig denkender Mensch aufgrund ernstzunehmender Hinweise einen Verstoß als gegeben sieht oder aber für hinreichend wahrscheinlich hält (gutgläubiger Hinweisgeber). 

Eine Meldung darf nicht aus subjektiven Motiven wie Rachsucht o. ä. erfolgen. Dies ist der Fall, wenn kein Anhaltspunkt für einen Verstoß vorliegt.

Die verschlüsselten Daten laufen nicht über einen ZEISS Server sondern einen sicheren Server des Integrity-Line-Anbieters. Sobald Ihre Meldung dort eingeht, wird eine automatische Benachrichtigungs-Email an den Chief Compliance Officer und Corporate Compliance verschickt. Nur diese können sich einloggen und haben Zugriff auf die Meldungen.

Auf der Grundlage dieser Inhalte, also Ihrer Hinweise wird dann der Sachverhalt, gegebenenfalls unter Einbeziehung entsprechender Fachabteilungen aufgeklärt.  

Die verschlüsselten Daten laufen nicht über einen ZEISS Server sondern einen sicheren Server des Intergrity Line-Anbieters EQS. Ihr über die Website abgegebener Hinweis bleibt anonym, es sei denn Sie haben sich dort für die Nennung Ihres Namens entschieden. 

Die Integrity Line ermöglicht anonyme Kommunikation über eine verschlüsselte Verbindung. Bei der Nutzung werden Ihre IP-Adresse und Ihr derzeitiger Standort zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Nach dem Absenden eines Hinweises erhalten Sie einen persönlichen Code und vergeben sich ein Passwort. Mit diesen Zugangsdaten zur Integrity Line können Sie weiterhin geschützt mit den verantwortlichen Personen bei der Carl Zeiss AG kommunizieren. 

Wir sichern allen Hinweisgebern zu, ihr Anliegen streng vertraulich zu behandeln. Bei allen Ermittlungen oder Meldungen achten wir darauf, dass Anonymität – sofern gewünscht - gewahrt bleibt.

Im Zuge von Ermittlungen kann es jedoch nie ausgeschlossen werden, dass der Betroffene vermuten kann, von wem die Hinweise stammen. Deshalb verpflichtet sich das Unternehmen, gutgläubige Hinweisgeber vor möglichen Nachteilen zu schützen. Dies gilt allerdings nicht für bösgläubige Anschuldigungen, also Vorwürfe, die erkennbar falsch sind oder mit dem Ziel, jemandem zu Unrecht zu schaden, erhoben werden. Diese Art von Hinweisen verdienen keine Aufmerksamkeit und derartige Hinweisgeber keinen Schutz.

Deshalb toleriert ZEISS keine Benachteiligungen oder Sanktionen gegen Mitarbeitende, die in gutem Glauben auf einen möglichen Verstoß gegen den Verhaltenskodex hingewiesen haben. Wir werden den gutgläubigen Hinweisgeber aktiv vor Nachteilen schützen.

Wir nehmen den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicher. Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Carl Zeiss AG. Die Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie unter dataprivacy .internal @zeiss .com. Über diese Kanäle können auch die entsprechenden Betroffenenrechte zum Datenschutz ausgeübt werden.

Die technische Umsetzung der Integrity Line erfolgt in unserem Auftrag durch die EQS Group AG, Karlstraße 47, 80333 München, Deutschland („EQS“). Mit EQS wurden spezielle Regelungen zum Datenschutz vertraglich vereinbart. Die Integrity Line ermöglicht es Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und mögliche Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen zu melden. Hierbei steht für uns die Vertraulichkeit der von Ihnen gemachten Angaben an erster Stelle.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden auf einer besonders gesicherten Datenbank von EQS gespeichert. Sämtliche auf der Datenbank hinterlegten Daten werden von EQS nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte, verantwortliche Personen bei der Carl Zeiss AG oder Administratoren bei EQS möglich. Alle zur Einsichtnahme speziell autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die verantwortlichen Personen bei der Carl Zeiss AG überprüfen die von Ihnen gegebenen Hinweise und werden bei entsprechendem Anlass weitere Untersuchungen zu dem Sachverhalt vornehmen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Bei anonymen Hinweisen nutzen wir dafür die Kommunikation über den "Safe Channel" der Integrity Line.

Diese Nutzung ist ohne die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten möglich. Sie können jedoch freiwillig Angaben zu Ihrer Identität machen. In diesem Fall erklären Sie sich mit der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten einverstanden. Auch in diesem Fall besteht unsere umfassende Verpflichtung zur Vertraulichkeit. Die Angaben zu Ihrer Identität werden ausschließlich von der Carl Zeiss AG verarbeitet.

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Bearbeitung der Hinweise erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Anschließend werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert. Für die technische Umsetzung übertragen wir personenbezogene Daten in dem oben beschriebenen Umfang an EQS. Hierfür haben wir eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung zur Sicherstellung des Datenschutzes mit EQS abgeschlossen. 

Nein, im Gegenteil. Halten Sie sich bitte vor Augen, dass Regelverstöße das Unternehmen gefährden. Straftaten gegen Unternehmenswerte, wie zum Beispiel Diebstahl oder Untreue, schädigen uns alle. Straftaten wie Korruption, Kartellverstöße oder Umweltstraftaten, die mit hohen Strafen für das Unternehmen geahndet werden können und die Reputation nachhaltig beschädigen, gefährden die wirtschaftliche Situation des Unternehmens und damit letztlich auch die Sicherheit der Arbeitsplätze.

Aber auch Verstöße wie Mobbing, Belästigung oder Diskriminierung am Arbeitsplatz haben für die betroffenen Mitarbeiter und die betroffene Abteilung einschneidende nachteilige Folgen. Deshalb ist es kein Denunziantentum, sondern im Interesse von uns allen, wenn Missstände oder der Verdacht von rechtswidrigem Verhalten unverzüglich gemeldet werden. Wegsehen aus Angst ist der falsche Weg! Die Meldung eines Verdachts/Vorfalls ist Ausdruck gelebter Zivilcourage!

Bis zum Abschluss der Ermittlungen, die aufgrund von Hinweisen eingeleitet werden, gilt für alle Beschuldigten die Unschuldsvermutung. Auch das gehört zu einem fairen Umgang miteinander.

Grundsätzlich sollten Sie sich bei jeder Kenntnis oder beim Verdacht eines Verstoßes gegen gesetzliche oder unternehmensinterne Regelungen zunächst an Ihre ZEISS Ansprechperson wenden. Wenn dieser Weg unangebracht erscheint (weil z.B. der Verdacht besteht, dass der Ansprechpartner in den Vorfall verwickelt sein könnte), wenden Sie sich bitte an Corporate Compliance (compl iance @zeiss .com).