Integrität und Compliance bei ZEISS

Das Unternehmen und die Marke ZEISS stehen für Integrität: Geschäftliches Handeln muss immer und überall in Einklang mit Recht und Gesetz sowie den internen Vorschriften stehen. Zudem muss das Handeln legitim und damit ethisch verantwortbar sein. Integrität kann nicht einfach verordnet werden, sondern muss von der Unternehmensführung vorgelebt werden und in der Unternehmenskultur verankert sein. Bei ZEISS sorgt der Vorstand deshalb für klare Strukturen, ein wirksames System sowie ein globales Team und stellt hierfür Ressourcen zur Verfügung.

ZEISS Verhaltenskodex

Wie verhalte ich mich richtig? Der ZEISS Verhaltenskodex, erstmals veröffentlicht 2007, definiert als weltweit gültiger Verhaltenskodex das tägliche Handeln aller Mitarbeiter. Er umfasst unter anderem Themen wie den fairen Umgang mit Kollegen und Geschäftspartnern, die Produktsicherheit oder den Umweltschutz und erkennt die internationalen Arbeitsstandards (ILO Standards) ausdrücklich an.

Nachfolgend steht der ZEISS Verhaltenskodex in verschiedenen Sprachen zum Download bereit:
 

Compliance Management System

Grundlage des Compliance-Managements ist der im Jahre 2007 erstmals veröffentlichte Verhaltenskodex der ZEISS Gruppe, der Risiken im geschäftlichen Handeln beschreibt und konkrete Verhaltensempfehlungen gibt. Er gilt weltweit und umfasst Themen wie beispielsweise den fairen Umgang mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern, Produktsicherheit, Umweltschutz, Regeln gegen Wettbewerbsbeschränkung sowie die Bekämpfung von Korruption. Für bestimmte, besonders sensible Bereiche verweist der Verhaltenskodex auf weiterführende unternehmensinterne Richtlinien. Sie betreffen beispielsweise die Prüfung und die Beauftragung von Vertriebspartnern sowie den Umgang mit Geschenken und Einladungen.  

Bei ZEISS gibt es eine dreistufige Compliance-Organisation. Auf Konzernebene sind der Chief Compliance Officer und der Director Corporate Compliance verantwortlich, die an den Konzernvorstand berichten. Die ZEISS Unternehmensbereiche haben jeweils einen eigenen Group Compliance Officer berufen, der die Aktivitäten für die zugehörigen Gesellschaften des Unternehmensbereichs koordiniert. Jede Einzelgesellschaft verfügt wiederum über einen lokalen Compliance Officer, der die Schulungsmaßnahmen verantwortet und lokaler Ansprechpartner für alle Fragen von Mitarbeitern und Management ist. Die Vorstände und die Geschäftsführer der ZEISS Gesellschaften sind damit aber nicht ihrer Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Verhaltenspflichten entbunden. Ihnen obliegt nach wie vor die Pflicht zur Überwachung und Kontrolle der über ihre lokalen Compliance Officer.  

Der Compliance-Management-Prozess

ZEISS unterteilt den Compliance-Management-Prozess in vier Phasen: Prevent, Detect, Respond und Correct. 

 

1. "Prevent"

  • durch Schulungen der Mitarbeiter Compliance-Vorfällen vorbeugen und diese vermeiden 
  • Mix aus Präsenzveranstaltungen und modernen Lernformaten
  • verpflichtender Grundkurs Compliance/ZEISS Code of Conduct für ZEISS Mitarbeiter

2. "Detect"

  • Früherkennung von Fehlverhalten
  • Aufforderung an die Mitarbeiter, Compliancethemen zu melden

3. "Respond"

  • angemessene Reaktion auf individuelles Fehlverhalten
  • systematisches und einheitliches Vorgehen als oberste Priorität

4. "Correct"

  • mögliche organisatorische und prozessuale Defizite durch Analyse aufzeigen
  • kontinuierliche Verbesserungen erzielen

Zusammenfassend können durch diese vier Phasen systemische Compliance-Verstöße verhindert, Fehlverhalten korrigiert und ggf. geahndet werden. "Zero Tolerance" versteht ZEISS als Verpflichtung, aufgedecktes Fehlverhalten in jedem Fall abzustellen und bei Bedarf Prozesse einzurichten oder nachzujustieren, um Wiederholungen auszuschließen. 

Compliance-Hinweise

Hinweisgebersystem

Alle ZEISS Mitarbeiter (auch Leiharbeiter) sowie alle externen Geschäftspartner sind aufgefordert, sich bei Compliance Fragen oder wenn der begründete Verdacht eines Compliance Verstoßes besteht, zu melden. Bitte informieren Sie uns, sobald Sie aufgrund ernstzunehmender Hinweise eine Straftat, einen Gesetzesverstoß oder einen Diskriminierungsvorfall für wahrscheinlich halten. Grundsätzlich bitten wir, Meldungen möglichst zuerst an Ihren ZEISS Ansprechpartner oder den zuständigen Compliance Officer zu adressieren. Wir nehmen jeden Hinweis ernst, und stellen durch ein systematisches Vorgehen die Bearbeitung jedes Hinweises sicher.

Sofern Sie es vorziehen, Beobachtungen oder vermeintliche Gesetzesverletzungen gegebenenfalls anonym über ein Hinweisgebersystem mitzuteilen, steht ihnen hier ein Link zur „Integrity Line“ zur Verfügung. Dort können Sie - wenn gewünscht auch anonym – Ihre Meldung in verschiedenen Sprachen mitteilen.

In jedem Fall sichern wir eine streng vertrauliche Handhabung Ihres Hinweises zu, unabhängig davon, ob Sie den Hinweis offen oder anonym übermitteln.

Im Zuge von Ermittlungen kann es jedoch nie ausgeschlossen werden, dass man vermuten kann, von wem die Hinweise stammen. Deshalb verpflichtet sich das Unternehmen, gutgläubige Hinweisgeber vor möglichen Nachteilen zu schützen. Dies gilt allerdings nicht für bösgläubige Anschuldigungen, also Vorwürfe, die erkennbar falsch sind oder mit dem Ziel, jemandem zu Unrecht zu schaden, erhoben werden. Diese Art von Hinweisen verdienen keine Aufmerksamkeit und derartige Hinweisgeber keinen Schutz.

Bis zum Abschluss der Ermittlungen, die aufgrund von Hinweisen eingeleitet werden, gilt für alle Beschuldigten die Unschuldsvermutung. Auch das gehört zu einem fairen Umgang miteinander.

Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie in nachfolgenden FAQs, sowie auf der Integrity-Line Seite.

1. Was sollte ich melden?

Erkenntnisse oder Beobachtungen über einen möglichen oder tatsächlichen Verstoß gegen das Compliance-Gebot. Damit sind alle Handlungen gemeint, die geltendes Recht oder interne Vorschriften wie den Verhaltenskodex verletzen bzw. verletzen könnten oder in grobem Widerspruch zu ethisch gebotenem Verhalten stehen oder stehen könnten. Dabei ist es unerheblich, wie die Kenntnis oder der Verdacht entstanden sind, ob durch eigene Beobachtung, einen anonymen oder offenen Hinweis oder durch bloßen Zufall. 

Von besonderer Relevanz sind Vorgänge, die auf eine strafbare Handlung (z. B. Diebstahl, Betrug, Untreue, Bestechung, Umweltstraftaten, Verletzung von Geschäftsgeheimnissen, Diskriminierung etc.) oder auf einen vorsätzlichen, systematischen Verstoß gegen geltende Regeln hindeuten (z. B. die dauerhafte Nichteinhaltung von Fertigungs- oder Sicherheitsstandards).  

2. Wann sollte ich einen Verdacht/Vorfall melden?

Immer dann, wenn ein objektiv und vernünftig denkender Mensch aufgrund ernstzunehmender Hinweise einen Verstoß als gegeben sieht oder aber für hinreichend wahrscheinlich hält (gutgläubiger Hinweisgeber). 

Eine Meldung darf nicht aus subjektiven Motiven wie Rachsucht o. ä. erfolgen. Dies ist der Fall, wenn kein Anhaltspunkt für einen Verstoß vorliegt.

3. Was geschieht mit meinem Hinweis?

Die verschlüsselten Daten laufen nicht über einen ZEISS Server sondern einen sicheren Server des Integrity-Line-Anbieters. Sobald Ihre Meldung dort eingeht, wird eine automatische Benachrichtigungs-Email an den Chief Compliance Officer und den Director Corporate Compliance verschickt. Nur diese können sich einloggen und haben Zugriff auf die Meldungen.

Auf der Grundlage dieser Inhalte, also Ihrer Hinweise wird dann der Sachverhalt, gegebenenfalls unter Einbeziehung entsprechender Fachabteilungen aufgeklärt.  

4. Bleibt mein Hinweis wirklich anonym?

Die verschlüsselten Daten laufen nicht über einen ZEISS Server sondern einen sicheren Server des Intergrity Line-Anbieters EQS. Ihr über die Website abgegebener Hinweis bleibt anonym, es sei denn Sie haben sich dort für die Nennung Ihres Namens entschieden. 

Die Integrity Line ermöglicht anonyme Kommunikation über eine verschlüsselte Verbindung. Bei der Nutzung werden Ihre IP-Adresse und Ihr derzeitiger Standort zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Nach dem Absenden eines Hinweises erhalten Sie einen persönlichen Code und vergeben sich ein Passwort. Mit diesen Zugangsdaten zur Integrity Line können Sie weiterhin geschützt mit den verantwortlichen Personen bei der Carl Zeiss AG kommunizieren. 

5. Bleibt meine Anonymität während der Ermittlungen geschützt?

Wir sichern allen Hinweisgebern zu, ihr Anliegen streng vertraulich zu behandeln. Bei allen Ermittlungen oder Meldungen achten wir darauf, dass Anonymität – sofern gewünscht - gewahrt bleibt.

Im Zuge von Ermittlungen kann es jedoch nie ausgeschlossen werden, dass der Betroffene vermuten kann, von wem die Hinweise stammen. Deshalb verpflichtet sich das Unternehmen, gutgläubige Hinweisgeber vor möglichen Nachteilen zu schützen. Dies gilt allerdings nicht für bösgläubige Anschuldigungen, also Vorwürfe, die erkennbar falsch sind oder mit dem Ziel, jemandem zu Unrecht zu schaden, erhoben werden. Diese Art von Hinweisen verdienen keine Aufmerksamkeit und derartige Hinweisgeber keinen Schutz.

Deshalb toleriert ZEISS keine Benachteiligungen oder Sanktionen gegen Mitarbeiter, die in gutem Glauben auf einen möglichen Verstoß gegen den Verhaltenskodex hingewiesen haben. Wir werden den gutgläubigen Hinweisgeber aktiv vor Nachteilen schützen.

6. Wie wird Datenschutz gewährleistet?

Wir nehmen den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicher. Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Carl Zeiss AG. Die Ansprechpartner für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie unter dataprivacy .internal @zeiss .com. Über diese Kanäle können auch die entsprechenden Betroffenenrechte zum Datenschutz ausgeübt werden.

Die technische Umsetzung der Integrity Line erfolgt in unserem Auftrag durch die EQS Group AG, Karlstraße 47, 80333 München, Deutschland („EQS“). Mit EQS wurden spezielle Regelungen zum Datenschutz vertraglich vereinbart. Die Integrity Line ermöglicht es Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und mögliche Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen zu melden. Hierbei steht für uns die Vertraulichkeit der von Ihnen gemachten Angaben an erster Stelle.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden auf einer besonders gesicherten Datenbank von EQS gespeichert. Sämtliche auf der Datenbank hinterlegten Daten werden von EQS nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte, verantwortliche Personen bei der Carl Zeiss AG oder Administratoren bei EQS möglich. Alle zur Einsichtnahme speziell autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die verantwortlichen Personen bei der Carl Zeiss AG überprüfen die von Ihnen gegebenen Hinweise und werden bei entsprechendem Anlass weitere Untersuchungen zu dem Sachverhalt vornehmen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Bei anonymen Hinweisen nutzen wir dafür die Kommunikation über den "Safe Channel" der Integrity Line.

Diese Nutzung ist ohne die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten möglich. Sie können jedoch freiwillig Angaben zu Ihrer Identität machen. In diesem Fall erklären Sie sich mit der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten einverstanden. Auch in diesem Fall besteht unsere umfassende Verpflichtung zur Vertraulichkeit. Die Angaben zu Ihrer Identität werden ausschließlich von der Carl Zeiss AG verarbeitet.

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die Bearbeitung der Hinweise erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Anschließend werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert. Für die technische Umsetzung übertragen wir personenbezogene Daten in dem oben beschriebenen Umfang an EQS. Hierfür haben wir eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung zur Sicherstellung des Datenschutzes mit EQS abgeschlossen. 

7. Mache ich mich mit der Meldung zum Denunzianten?

Nein, im Gegenteil. Halten Sie sich bitte vor Augen, dass Regelverstöße unser das Unternehmen gefährden. Straftaten gegen Unternehmenswerte, wie zum Beispiel Diebstahl oder Untreue, schädigen uns alle. Straftaten wie Korruption, Kartellverstöße oder Umweltstraftaten, die mit hohen Strafen für das Unternehmen geahndet werden können und unsere die Reputation nachhaltig beschädigen, gefährden die wirtschaftliche Situation unseres des Unternehmens und damit letztlich auch die Sicherheit unserer der Arbeitsplätze.

Aber auch Verstöße wie Mobbing, Belästigung oder Diskriminierung am Arbeitsplatz haben für die betroffenen Mitarbeiter und die betroffene Abteilung einschneidende nachteilige Folgen. Deshalb ist es kein Denunziantentum, sondern im Interesse von uns allen, wenn Missstände oder der Verdacht von rechtswidrigem Verhalten unverzüglich gemeldet werden. Wegsehen aus Angst ist der falsche Weg! Die Meldung eines Verdachts/Vorfalls ist Ausdruck gelebter Zivilcourage!

8. Hat mein Hinweis unmittelbare Konsequenzen für den Betroffenen?

Bis zum Abschluss der Ermittlungen, die aufgrund von Hinweisen eingeleitet werden, gilt für alle Beschuldigten die Unschuldsvermutung. Auch das gehört zu einem fairen Umgang miteinander.

9. An wen kann ich mich sonst bei einem Verdacht/Vorfall wenden?

Grundsätzlich sollten Sie sich bei jeder Kenntnis oder beim Verdacht eines Verstoßes gegen gesetzliche oder unternehmensinterne Regelungen zunächst an Ihren ZEISS Ansprechpartner wenden. Wenn dieser Weg unangebracht erscheint (weil z.B. der Verdacht besteht, dass der Ansprechpartner in den Vorfall verwickelt sein könnte), wenden Sie sich bitte an Corporate Compliance.

ZEISS Policy

Die ZEISS Policy beschreibt das Verständnis von ZEISS zu diesen Kernthemen:

  • Marke ZEISS, Produkte & Kundenzufriedenheit
  • Mitarbeiter, Gesundheitsschutz & Arbeitssicherheit
  • Compliance & gesellschaftliche Verantwortung
  • Externe Beziehungen, Partner & Lieferanten
  • Umweltschutz & Energieeffizienz
  • Ständige Verbesserung & Zielsetzung

Compliance ist dabei ein unverzichtbarer Bestandteil, dem jedes geschäftliche Handeln zu entsprechen hat.

ZEISS Policy_2018_A4_DE_90_050_0011I

 

Weitere Informationen finden Sie im aktuellen Nachhaltigkeitsbericht.

Bei Fragen oder Anregungen zu Nachhaltigkeit bei ZEISS schreiben Sie uns gern: respons ibility @zeiss .com