Vorausschauendes Planen für den Tag X

Thomas Volkholz plant schon jetzt den Umzug in den ZEISS Hightech-Standort Jena – auch wenn es noch einige Zeit dauern wird, bis das Gebäude seine Pforten öffnet.

Thomas Volkholz hat einen Job, den gibt es eigentlich nicht. Zusammen mit seinem Team ist er verantwortlich für das Integration Management am neuen Hightech-Standort in Jena. Doch was ist darunter zu verstehen? Warum ist die Funktion so wichtig für den ZEISS Hightech-Standort? Einen ersten Eindruck davon erhält man, wenn man sein Büro im HTSJ Projekt-Office betritt. Zahlreiche Zeichnungen und Terminpläne hängen dort an den Wänden und zeigen: Für den Job, den es eigentlich nicht gibt, muss man zuallererst den Überblick behalten.

Den Überblick hat sich Volkholz schon verschafft, bevor er sich dem ZEISS Hightech-Standort widmen durfte, und die Logistik bei ZEISS in Jena leitete. „Ich habe mit meinem Team in Jena schon etwas in jedes Büro geliefert“, sagt er. „Ich kenne die Gebäude, ich kenne die Produktionen, ich kenne viele Menschen.“ Das kommt ihm jetzt zugute, denn auf Vernetzung, auf ein Verständnis für die Abläufe und auf gute Ortskenntnisse kommt es bei seiner neuen Aufgabe an.

Koordinations- und Schnittstellenfunktion in einer Person

Wie schon in der Logistik laufen die Fäden nun auch beim Integration Management im Hightech-Standort bei Volkholz zusammen. Er und sein Team sind die Koordinierungsinstanz, die Schnittstelle, die alle Beteiligten miteinander verbindet – die Mitarbeitenden in den ZEISS Business Units, die Planer und Planerinnen, die externen Zulieferer und viele mehr. So sind dem Integration Management auch die Projektteile Fabrik- und Logistikplanung sowie das allgemeine Betriebskonzept unterstellt. „Im Grunde muss alles integriert werden. Von der einzelnen Steckdose und dem LAN-Anschluss über die gesamte Büroausstattung bis hin zu den Produktionsmaschinen und den Fertigungsstrecken muss alles zusammenpassen und ineinandergreifen, wie ein Zahnrad ins andere – damit es am Tag X läuft“, erläutert er.

Wann genau dieser Tag X ist, weiß Volkholz noch nicht. Klar ist: Der Tag wird kommen, an dem der ZEISS Hightech-Standort Jena erstmals seine Türen öffnet. Von diesem Tag ausgehend rechnet der gebürtige Jenenser rückwärts, um den Einzug und die Zeit davor planen zu können. Mit dieser „Rückwärtskalkulation“ werden er und das Team top vorbereitet sein, wenn die Mitarbeitenden gestaffelt nach Geschäftsbereich in das neue Gebäude einziehen werden. Diesen Tag gilt es für Thomas Volkholz, als Head of Integration Management, möglichst gut vorzubereiten, damit die Mitarbeitenden in der neuen Arbeitsumgebung zurechtkommen und sich sofort wohl fühlen.

Den Umzug von über 2.000 Leuten planen – und von hoch technologisierten Maschinen

Im ersten Moment verbindet man mit einem Umzug kein sonderlich kompliziertes Projekt, vor allem keins, das Jahre im Voraus geplant werden muss. Wer hat noch keinen Umzug organisiert? Beginnt man nicht für gewöhnlich zwei Wochen davor damit, die ersten Kisten lässlich zu packen? Auch Volkholz hat einiges an Erfahrung aufzuweisen, wenn es um private Ortswechsel geht. Bevor er zu ZEISS kam, war er für Projekte in Südeuropa, Russland und China unterwegs.

„Das, was wir hier machen, kann man einfach nicht mit einem privaten Umzug vergleichen“, sagt Volkholz. Da seien zum Beispiel die Fertigungsmaschinen. Mit deren Umzug könne man nicht warten, bis der Hightech-Standort gebaut ist. Alle Anschlüsse der Maschinen müssen schon heute im Detail geplant werden. Wenn die Kolleginnen und Kollegen der Produktion am Tag X umziehen, muss die Produktion laufen.

Auch wenn zurzeit erst die Fundamente des ZEISS Hightech-Standorts entstehen, muss Volkholz heute schon mit dem Architekten den Umzug der großen Maschinen planen oder über die Reinraumtechnik sprechen. Denn wenn diese später umziehen, muss es möglich sein, einige der Glasscheiben aus der 42 Meter hohen Fassade wieder auszubauen oder mobile Wände rückzubauen.
Wann genau dieser Tag X ist, weiß Volkholz noch nicht. Klar ist: Der Tag wird kommen, an dem der ZEISS Hightech-Standort Jena erstmals seine Türen öffnet. Von diesem Tag ausgehend rechnet der gebürtige Jenenser rückwärts, um den Einzug und die Zeit davor planen zu können. Mit dieser „Rückwärtskalkulation“ werden er und das Team top vorbereitet sein, wenn die Mitarbeitenden gestaffelt nach Geschäftsbereich in das neue Gebäude einziehen werden. Diesen Tag gilt es für Thomas Volkholz, als Head of Integration Management, möglichst gut vorzubereiten, damit die Mitarbeitenden in der neuen Arbeitsumgebung zurechtkommen und sich sofort wohl fühlen.

Mit Vorproduktion für den Ausfall von Maschinen planen

Dabei ist der Umzug an sich das geringste Problem, wenn es um die Fertigungsanlagen geht. „Man muss bedenken, dass es sich hierbei teilweise um Reinraummaschinen handelt – die brauchen eine bestimmte Umgebungstemperatur und Luftfeuchtigkeit“, erklärt Volkholz. Auch die hohe Präzision der Maschinen muss berücksichtigt werden, denn es kann mehrere Monate dauern, um diese empfindlichen Geräte neu zu kalibrieren. Das muss eingeplant werden, genauso, wie für die Zeit des Kalibrierens gegebenenfalls eine Vorproduktion gewährleistet werden muss. Denkt niemand daran, steht die Produktion plötzlich still.

Abstimmung mit den Ämtern – von der Kommune bis hin zu internationalen Behörden

Vorausschauende Planung ist zudem in der Zusammenarbeit mit Behörden notwendig. So werden Volkholz und sein Team mit der Stadt Jena zukünftig in engem Kontakt stehen. Denn spätestens am Tag X müssen auch die Buslinien ihren Betrieb aufnehmen, die die Stadt für die Mitarbeitenden des ZEISS Hightech-Standorts einrichten will. Dazu müssen im Vorfeld die Verkehrspläne in der gesamten Stadt aktualisiert werden.

Das Integration Management Team muss auch über die Stadt- und Landesgrenzen hinausdenken. Vor allem wenn es um medizinische Produkte geht, müssen Behörden wie die amerikanische Arzneimittelkommission FDA früh über Änderungen in Kenntnis gesetzt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Die Kollegen aus dem Bereich Regulatory Affairs müssen schon Jahre vor Start einer neuen Produktionslinie das entsprechende Genehmigungsverfahren anstoßen.

Ein integriertes Ganzes schaffen

Volkholz macht all diese Tätigkeiten nicht persönlich. Er kalibriert keine Maschinen, ändert keine Fertigungspläne und stellt sich am Eröffnungstag auch nicht vor das Gelände, um die Kolleginnen und Kollegen an ihren Platz zu geleiten. Er stimmt die einzelnen Aufgaben aufeinander ab, bespricht sie mit den zuständigen Abteilungen und Business Units und sorgt so dafür, dass der Umzug eines Hightech-Unternehmens erfolgreich umgesetzt werden kann. Er und sein Team koordinieren all diese Themen, damit sie sich später zu einem sinnvollen, integrierten Ganzen zusammenfügen.

Volkholz ist dankbar für die verantwortungsvolle Aufgabe, die man ihm bei ZEISS zugetragen hat. Er kommt regelrecht ins Schwärmen, wenn es um den neuen Standort geht: „Das wird ganz einfach ein geniales Gebäude und es wird von fast jedem Ort in der Stadt zu sehen sein!“
Doch was macht Volkholz nach dem Tag X? Er zuckt mit den Schultern, eine konkrete Antwort gibt es dafür noch nicht. Da der Umzug über einen längeren Zeitraum stattfinden wird, geht seine Mission über diesen Tag hinaus. Es gibt nicht nur den einen entscheidenden Umzugstag. Der gesamte Prozess ist ein komplexer und umfangreicher Weg, den Volkholz und das Team gemeinsam bis zum Schluss begleiten werden. Was danach kommt, wird sich zeigen. Etwas Vergleichbares mit seiner aktuellen Aufgabe wird es aber vermutlich nicht sein. Volkholz arbeitet schließlich in einem Job, den gibt es eigentlich nicht.