In unserer globalisierten Welt ist es keine Seltenheit, über verschiedene Standorte hinweg an einem Projekt zu arbeiten. Um gemeinsame Ziele zu erreichen, sind digitale Tools unverzichtbar. Das stimmt. Aber auch das ist wahr: Sich in persona am Arbeitsplatz zu begegnen, ist weiterhin nötig und relevant – und wenn es nur der Small Talk an der Kaffeemaschine ist. In meinen Projekten sorge ich deswegen dafür, dass wir uns alle zwei Wochen vor Ort treffen, um an unseren Aufgaben zu arbeiten. So gelingt es uns nicht nur, das meiste aus der Gruppe herauszuholen; es hilft auch allen Beteiligten, sich mit dem Projekt zu identifizieren und die Teamkultur mitzugestalten.

In jedem Projekt gibt es Meetings, in denen ich mein Team darum bitte, Smartphones und Laptops auszuschalten, um sich voll und ganz auf die Situation einzulassen. Zu diesem Zeitpunkt greife ich gerne zu Post-its oder verwende ein Whiteboard. Zukünftige Produkte kann man auch gut mithilfe von Lego visualisieren.

Ganz egal, für welche Methode ich mich entscheide – es geht mir immer darum, über die direkte Interaktion das Beste gemeinsam im Team zu erreichen. Ein Beispiel: Wenn alle im Prozess der Ideenfindung gemeinsam vor einem Whiteboard stehen, beschäftigen sie sich nicht nur mit der Aufgabe. Sie setzen sich gleichzeitig auch mit den anderen Teammitgliedern auseinander. Die Dynamik, die dabei entsteht, schafft große Synergien. So kann ich als Coach das Team unterstützen, selbst für die schwierigsten Probleme in kurzer Zeit eine gute Lösung zu finden. Und meistens macht das allen großen Spaß. Zum jetzigen Zeitpunkt kenne ich kein einziges digitales Tool, welches Face-to-Face- Kommunikation ersetzt.

In meiner Rolle kümmere ich mich darum, den Informationsaustausch zwischen unseren Büros und den Mitarbeitern im Vertrieb sicherzustellen. In der Hauptsache geht es um die Arbeit mit Verträgen. Wir arbeiten inzwischen fast ausschließlich mit digitalen Präsentationen. So können wir den Kunden direkt im Nachgang an ein Meeting alle benötigten Materialien zukommen lassen. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Die wirklich einzige Situation, in der ich nicht auf Papier verzichten möchte, sind Vertragsunterzeichnungen. Klar, das könnte man auch mit einer digitalen Unterschrift erledigen, nur: Es ist etwas Besonderes, dem Kunden die Unterlagen ausgedruckt in einer Mappe von ZEISS zu überreichen. Sobald mir die Unterschrift vorliegt, scanne ich den Vertrag ein und verschicke ihn als PDF über eine sichere Verbindung an die zuständige Abteilung. Das hat den Vorteil, dass ich nichts verlieren kann.

Als Commercial-Support-Mitarbeiter ist es enorm wichtig, organisiert zu sein und den Überblick zu behalten. Dabei helfen digitale Tools sehr. Mein Tablet, Smartphone und Laptop sind alle mit der Cloud synchronisiert. Ich habe also von jedem meiner Geräte Zugriff auf die wichtigsten Dokumente und kann jederzeit etwas nachschauen, indem ich beispielsweise nach einem Schlagwort suche. Das gilt auch für Notizen, die ich mir in Meetings mache. Würde ich mit Papier arbeiten, würde mich das viel Zeit kosten, und wichtige Informationen könnten viel schneller verloren gehen. Ein weiterer Grund, weshalb es für mich besser ist, auf Papier zu verzichten, sind die flexiblen Arbeitsplätze, die wir hier haben. Wenn ich jeden Tag an einem anderen Schreibtisch sitze, muss ich so nicht meine Unterlagen von A nach B räumen.